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導入事例

2003/04

CTI機能をフル活用した秘書代行業務

秘書代行 A社 様

業種 サービス業[レンタルオフィス・秘書代行]
導入プロダクト BIG顧客管理Pro
システム概要 秘書代行システム

【所在地】
大阪府大阪市

大阪市中央区にあるA社様では、SOHOの方が気軽に利用できる、オフィス機器を備えたレンタルオフィス業と、オフィスを持たずにご活躍されている方向けの電話代行サービスを行われています。

高級感あふれるオフィスには、ご契約者様が自由に使用できる共有スペースや立派な応接室があり、設備投資の経費削減と電話対応の人件費削減となり、個人業者の強い味方になっているようです。

CTI機能の有効活用

こちらでは、CTIとBIG顧客管理Proの機能をフルに活用されています。

通常のインバウンドは、お客様、いわゆる発信者情報を顧客台帳に登録しておき、発信者番号をキーとして台帳をポップアップしますが、こちらA社様では顧客台帳にレンタルオフィス、電話代行サービスの会員様情報を登録。ポップアップ時に、着信者(会員様)と、発信者(会員様宛てに電話をかけてきたお客様)の両方の情報を表示。どこの会社宛てに、誰からかかってきたのか両方わかります。

代行秘書は表示されている契約会社名を名乗り、レンタルオフィス内に在席の場合は内線転送。外出中、もしくは電話代行会員様にはそのまま保留して携帯電話に転送します。外出中であっても、あたかも通 常の保留、転送のように通話が出来る、といったしくみです。契約者が電話に出られないような場合は、ボイスメッセージを残し、更にボイスメッセージを残した旨をメールで通 知する徹底ぶり。契約者はもれなく通話を把握でき、ビジネスチャンスを逃しません。対応内容は、台帳の履歴項目に残します。

秘書代行A社様 システムイメージ

現在の課題

毎月の施設使用料やログから算出した通話料などを、BIG顧客管理Proの台帳設計を利用して請求書も作成していますが、多少の問題点があります。

通話件数が一定数を越した場合は超過料金となるため、通話件数の管理はBIG顧客管理Proの対応履歴件数で、通 話料金は交換機とアプリケーションをつなぐミドルウェアで、その他、コピー機の使用料や施設使用料は別 途、というようにそれぞれのシステムで管理をし、BIG顧客管理Proに入力して一元化しなければなりません。

「システム上仕方の無いことですが、どうにか連携出来ればありがたいですね」と、ご担当者は語ります。

また、それぞれのシステムで、あるソフトはWindows95まで対応、またあるソフトはWindows2000対応・・・といったライフサイクルの違いの問題も指摘されています。 我々ソフトメーカーとハードメーカー間で、ある程度ライフサイクルを標準化する必要があるのかもしれません。

秘書代行A社様

SOHOビジネスの今後

「単なる電話代行ではなく、個人事業であるご契約者様同士の集いの場を提供し、新たなビジネスチャンスが広がっていけば幸いです」とのこと。 ここ2、3年ですっかり社会に定着したSOHOというワークスタイル。 在宅勤務から始め、次のステップとして自分のオフィスを持つ。そんな夢も簡単に叶えられる、A社様のようなレンタルオフィスのニーズは、今後拡大する市場と言えるでしょう。

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