「この作業、ほんとに自分がやらないといけないのかな?」

「なんか効率化できそうな気がするけど、
ずっとこのシステムだし今のままでいっか・・・」

皆さん、仕事中にこんなふうに思ったことはありませんか?

その気持ち、とっても分かります。余計な責任とか負うの、嫌ですよね。

ただ、コロナ禍も2年が経ち、自社でもお客様もリモートワークや時差出勤が増えて、ヒトの配置、業務の回し方など以前のままのやりかたではなかなか通用しない部分もあると思うんです。

今回は、第三者の目線で業務を見直し、電話対応業務を月160時間削減した事例をご紹介します。

以前、業務改善を目的としたコンサルティング案件を請け負ったことがあります。お客様は、電話対応の作業効率化をしたいとの課題を挙げられていたので、イリイのCTIコネクテルを導入して通話ログを取り、まず発信元の分析から始めました。

結果として、本社の固定電話には外勤の営業担当からの発信が圧倒的に多く、さらに通話内容をヒアリングしたところ、商品の納期確認のための電話が1日80件もあることが判明。1件の通話に約5分、トータルでは1日7時間近く費やしていたことになります。

ここで、私はふと思いました。
「商品の納期確認って、電話じゃなくても出来るんじゃないか?」
もし私が在庫管理担当なら、他の作業で手一杯なときに、社員からの毎日何十件もの納期確認に対応するする余裕なんてない!

この問題の改善策として、既に導入していたkintoneに問い合わせフォームのような納期確認用のアプリを作成し、営業担当・倉庫担当者に利用してもらうことに。

その結果、納期回答はwebで完結することとなり、他の問い合わせは回答が5分/件から2分/件に短縮。全体的には、倉庫での電話対応時間を40%削減しました。月にすると、160時間分の作業時間削減達成です!
160時間と言ったら、大体1人分の1ヶ月の勤務時間に相当します。

そしてさらに、問い合わせの管理や情報伝達がしやすくなり、ミスも減って作業効率を格段に上げることが出来ました。

また、納期確認用のアプリの他に、未入金対応の通知を行う機能も追加したことによって集金漏れが減り、売上・利益の管理もしやすくなったとのことです。

今回はヒトがやるべき仕事を見極めて、無駄を省くという事例のご紹介でした。
少しの手間が減ると、一息つける時間が増えて仕事も楽になりますよね。

すでにkintoneをご利用中もしくはご検討中のお客様も、業務を見直して御社にフィットするkintoneアプリを作成してみませんか。

業務改善やkintoneアプリ作成についてのお悩み事があれば、一度コンサルチームにご相談ください。

また、半導体不足によるサーバ納期遅延を気にせず、手軽にサーバレスで導入できるCTIコネクテルはkintoneとAPI連携できるため、業務効率化・作業短縮の
お手伝いになるかと思います。

次回も引き続き、作業効率を上げるためのノウハウを発信します。
来年度もどうぞよろしくお願いいたします。