前回に引き続き、電帳法について触れていきたいと思います。
今年の1月に法改正がありましたが、これによって「何が変わったか」あるいは「何を変えなければならないか」ということを、みなさんご存じでしょうか?

電帳法とは、帳簿書類や、請求書等の国税関係帳簿書類を電子保存する要件を定めた法律のことで、以下の4つのポイントがあります。

1.電子的に保存した書類等は電子データのまま保存すること
2.紙をスキャナで取り込んだ取引書類は真実性を確保すること
3.データ保存の際に検索機能を付けて可視化ができる仕組みにすること
4.電子取引の際の契約書や請求書など電子データの保存義務化

このうち今回の法改正で1~3が規制緩和され、柔軟な対応が出来るように整備されています。
しかし今回、4について規制が強化され、悪用等があった場合、罰則の対象になる取り決めがされました。
電子データを保存する際の規定も増え、これまで以上に、改ざんや不正が起こらないようにするための措置が必要となったわけです。
従って、業務で扱う書類の数が多かったり、書類をExcel等で共有で編集していたりすると、従来通りの管理方法では運用できなくなる可能性があります。

この4に対する措置は、2024年までの執行猶予が施されています。
今すぐ対応しなけば罰則!というわけでは無くて安心ですが、やはり今から運用方法を見直さなければなりませんね。

しかし、法改正といっても、「具体的にどんなことをしたらいいか」なんてすぐには思いつきませんよね。
今までに触ったことが無いサービスを導入したり、規定を社内に浸透させたりするのは簡単なことではないと思います。

前回話題にあげた給付金の誤振込ですが、他の場所でもぽつぽつと同様の問題が起こっているようで、やはり「イレギュラーなことに対応しよう」とすると、ヒューマンエラーや予想外の出来事が起きてしまう事が多いので、余計に「よく分からないもの」に対する抵抗があるかもしれません。

私たちコンサルチームでは、時代や法律の変化とともに生まれる「困った」に、いつでも柔軟に対応できる技術を磨いています。
もちろん、今回の電帳法改正に対応した文書管理や運用方法をご提供できるサービスのご用意もあります。

イリイの「WArm+」でも、電帳法改正に適した仕組みをリリースするようなので、この機会に文書管理について検討してみてはいかがでしょうか。