今回は、当部門のホームページリニューアル時に、実際にWArm+を使って協力会社さんとのやりとりをしたときの事例をご紹介したいと思います。

いきさつ

イリイソリューション部の導入事例ページは、全部で120件ほどあります。
そこで、旧サイトからの入れ替え作業を、協力会社さんにお願いすることにしました。

まず最初に考えたのが、どのように情報共有をするか?でした。

導入事例のほかにも、同時進行でプロダクトページやその他すべてのページの入れ替えでプチパニックだった私は、いかに効率的に簡単に複数の担当者からの完了報告や修正依頼をこなすかを考えました。

1件完了したらその都度メールで報告してもらうかな?それともExcelでまとめて報告してもらうかな・・・と考えているうちに、そうだ、WArm+がある!とひらめいたのです。

 

準備時間 およそ30分

WArm+で必要最低限の簡単な管理画面を作成し、すでに旧URLや会社名などまとめてあったデータをインポートし、およそ30分で準備完了しました。

 

運用開始

協力会社さんの担当者にIDを振り、作業が完了したら会社名などで担当した事例ページの台帳を呼び出して、担当者、完了日、気づいた点を入力してほしいとお願いしました。

 

こちらは、協力会社さんの”完了”フラグを検索し、コメントを確認。すぐに修正して、”コメントチェック完了”で1件完了、というフローにしました。

新規で作成された事例ページにすぐにジャンプできるようリンク設定をしておいたので、スムーズに確認することができました。

残タスクも検索すればすぐわかるし、思ったよりも効率的に進みました。

 

WArm+は、社内での件名管理やメルマガリストなどさまざまな管理で使ってはいましたが、外部の方との実用は初めて。
Excelやメールでの報告では、どちらかの負担が大きくなり、恐らくここまで効率的には進まなかったと思います。

長期・本格的なプロジェクト管理は難しいですが、短期間、期間限定ということであれば、1IDから1か月単位で気軽に利用できるWArm+もアリではないでしょうか。