電子帳簿保存法に対応した、WArm+の新機能をご紹介します。
前回は、電子帳簿保存法の要件のひとつ、「真実性の確保」に対応する機能をご紹介しました。
今回は、もうひとつの要件である「可視性の確保：保存されたデータを検索・表示できること」に対応する機能についてご説明します。
可視性の確保には、下記の詳細要件があります。
WArm+を使えば、3つめの「検索機能を確保する」ことができます。
◆保存場所にPCやディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルなどを備え付け、画面や書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
◆電子計算機処理システムの概要書を備え付ける
◆検索機能を確保する ※次の要件を満たす検索機能を確保しておく
A.取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できる
B.日付または金額の範囲を指定して条件を設定することができる
C.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる
ストレージ検索
BIG販売管理NeoやBIG財務会計Neoに添付された電子データは、WArm+に保存されています。
普段は、注文書など取引の信憑書類（取引の証拠となる書類）を見返すことは少ないと思いますが、税務調査時に求められるかもしれません。
電子データで保存しておくことで、さまざまな検索条件で、該当のデータをすぐに検索することが出来るようになります。
◆検索条件の設定
WArm+のストレージ検索では、保存された電子データをさまざまな条件で検索します。
A.取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できる
取引年月日の検索では、日付指定のほかに「昨日」「今日」「明日」「今月」「来月」「昨年」「今年」「来年」といった条件指定が可能です。
取引金額は、金額を指定して、以上、以下、一致する、一致しないの条件指定で検索します。
取引先は、会社名の部分一致でも検索可能です。
B.日付または金額の範囲を指定して条件を設定することができる
上記要件である範囲指定は、以下のように設定します。
[日付の範囲指定]
[金額の範囲指定]
C.2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる
最後の要件、2つ以上の項目を組み合わせて条件設定するには、下記のように設定します。
伝票の種類やファイル名の部分一致での検索も可能です。
◆検索結果
検索条件に合致した取引が一覧で表示されます。ファイル名をクリックすると、添付したファイルを直接開くことができます。
通常の検索で該当のファイルを確認する場合、台帳を開いてからファイルをクリックする必要がありますが、その手間が省けるのがストレージ検索の便利なところです。
連携プログラム
BIG販売管理Neo、BIG財務会計NeoとWArm+を連携するための連携プログラムでも、WArm+に保存されたデータを検索することができます。
検索結果にカーソルを合わせて、「WArm+を開く」で該当のWArm+台帳を開きます。
「ファイルを開く」では、以下のようなプレビュー画面が開きます。
「ファイルをDL（ダウンロード）」をクリックすると、添付したファイルをダウンロードします。
電子帳簿保存法では、タイムスタンプや検索機能を備えたシステムを使用しない場合には、事務処理規程を作成して運用することが求められています。
事務処理規程を自社で作成するだけでも大変そうですが、もっと大変なのは規定に則ってきちんと管理しなければいけないということ。
この機会に、電子データの管理はシステムにまかせてみませんか。
※画面イメージは、開発中のため予告なく変更する可能性があります。
