全国VCチェーン（ボランタリーチェーン）ハローランチグループ、『ハローランチ 秋田店』を営む、有限会社秋田ランチサービス様では、地域の官庁、学校、幼稚園、企業などから注文を受け、バラエティに富んだ新鮮なお弁当を毎日届けています。

毎朝、9：30～10：00の間に、その日の注文である約300件の電話が殺到します。システム導入前は、10名のスタッフで電話を受け、口頭でお客様を確認後、手書きで注文内容を表に書き入れ集計作業も全て手作業でこなしていました。しかし、この方法では時間のロスとミスが発生します。

代表取締役 伊藤 一氏は、この忙しい時間帯の受付作業を何とか効率的にミスなくこなしたいという思いから、それまで無縁だったパソコンの導入と、システム導入を検討されました。

IT活用、及び支援事業所の認定まで

しかし、システム導入には、予算の倍のコストがかかることが判明、地元の販売店である株式会社 システムベース様とともに、解決の糸口を見つけ出しました。秋田県産業振興プラザ・企業支援センターが平成13年5月に公募した、IT活用型基盤強化事業の一環である、”IT活用推進事業所募集”に応募したのです。

この制度は、地域経済の発展と雇用の確保を図るため、公募方式により創業期及び成長期の模範となる新規性・成長性などに優れた企業を選考し、その事業経費の１／２（上限500万円）を県が補助するものです。県内に拠点を置いて成果 の事業化を行うものであることなど、いくつかの応募条件をクリアすることにより、設備投資費、宣伝広告費、その他経費などを総合的に助成してくれます。申請するにあたり、どのような処理を実現したいのか要望をまとめ、株式会社 システムベース様に依頼、漠然としたイメージから、説得力のあるシステム構成へ作り上げました。

申請してから延べ半年、専門の審査機関による、一次（書類）、及び二次（プレゼンテーション）審査を経て、60社の申込みのうちの1割、6社しか認定されなかったうちの1社に見事選ばれました。そして、県から全投資額の半分の助成を受け、ハード、ソフト、および電話に至るまで、トータルでシステムを導入されました。

認定までの背景には、株式会社 システムベース様の的確なアドバイスと、何度も役所に足を運んでは質問や相談をまめにした熱意が伝わったのではないか、と伊藤社長は振り返ります。

全体の流れ

こちら秋田ランチサービス様では、BIG顧客管理Pro CTIと株式会社 システムベース製宅配弁当給食業・仕出業向けの受注販売管理システム『ぐるめスポットCTI』を連動、電話着信時にぐるめスポットのDBから直接お客様情報を呼び、ぐるめスポットの受注画面 がポップアップします。

お弁当を配達するコース別に、あらかじめ登録されたお客様の受注内容を入力するだけで受注作業は完了です。平均通話時間は、17秒弱を実現しました。ドライバーは、配達コース別の受注明細を見ながら、お弁当を車に載せ、配達に回ります。集金は、売掛、現金、チケット売りなどがあります。現金売りに関しては、ドライバーが集金してきたものをオペレータがその日のうちに入力、ドライバーが持参する日報を参照し、未入金があれば次の日に一緒に集金します。その他、請求書や領収書、メニュー別売上一覧など多彩な資料を出力できます。

導入効果

CTIの導入により、今まで10名で受けていた約300件の電話を4名でこなせるようになり、他のスタッフは営業活動や積荷処理など他の作業に回ることができ、効率的になったとのことです。

お弁当というものは、時間までに確実にお客様に届けなければなりません。

今まで受注作業が終わってからとりかかっていた、コース別 に分けられた約22台の車へのお弁当の積荷作業も格段に早くとりかかれるようになり、時間内にお弁当を届けられない、といったミスがなくなりました。また、今まで売掛のみしか把握出来ておらず、現金売上に関してはほとんど管理しきれていなかったのが、当日の現金売上も集計できるようになりました。

今後の展望

社長 伊藤様

「宅配業の基礎はみな、”届ける”という同じキーワードの上に成り立っています。単にお弁当を届けるだけではなく、今後は介護食や、付加サービスを一緒に届けたい」と伊藤社長は語ります。

特に、老人介護には力をいれていきたいとのことで、老人からの電話や訪問に活用できるCTIと、地図ソフトとの連携を検討されているようです。

また、宅配業には欠かせないモバイルとの連携により、入金情報や配達の見込み件数をリアルタイムで出すなど、常に社長の頭の中にはお客様へのサービス向上と業務効率化についてアイディアを張り巡らせているようです。