これまでのシステムに比べ、データ入力量が1/3に削減
日本におけるケフィア商品のパイオニア、日本ケフィア株式会社から独立して通販専門の会社として発足したケフラン様。健康食品をはじめ、ケフィアを配合したコスメを研究開発し、オリジナルブランド「モティシリーズ」や手作りケフィアの種菌「オリジナルケフィア」等を自社サイトをメインに通信販売で提供されています。
通販･小売業メーカーである日本ケフィア株式会社から独立し、手探り状態で始まった通販業務。以前は、データベースソフト、ファイルメーカーで独自の業務システムを構築されました。しかし、事業スタート時の通販業務のノウハウ不足がそのままシステムに反映され、ノウハウがたまる度に改良をするものの、数年後にはつぎはぎだらけのシステムに。
通販市場において、特に健康食品について“伸びている“、または”減少している“という実感はありますか？
－日本ケフィアでは25年以上前から、ケフィアの種菌を手作りで発酵させるというスタイルの商品を取り扱ってきました。
当社の商品は、コアなファンの方が多いため、健康食品ブームに左右されることは少ないように感じます。 これまで大々的なプロモーションを行ってきたわけではありませが、近年、ケフィアへの注目度が高まるにつれ着実に少しずつ伸びていると思います。 （日本ケフィア デジタルメディア担当：飯塚様）
ケフラン様の取扱商品は、どういったものでしょう。
－最近では、健康食品に加えて、ケフィアの美肌効果に着目して開発された化粧品を、いくつかのブランドに分けて展開しています。
販売管理システムの入れ替え
販売管理システムを入れ替えようと思われたきっかけは？
－Simplex導入以前は、ファイルメーカーで構築したシステムを使っていました。そのシステムは、お客様への商品に同梱する納品書、請求書が出せて、簡単な顧客管理が出来るというレベルのものでした。
もともと、ファイルメーカーを使いこなせるスタッフが居たので4～5年前までは自社でメンテナンスしながら使っていたんです。
しかし、そもそも通販事業の経験があるものが集まって発足した会社という訳ではないので、通販業に関するノウハウが足りませんでした。 更にシステムに関しては、システムに精通したものが作ったものではない訳ですから、いくらバージョンアップしても、システム的に少し足りないという感じでした。
そこで、一度やりたいことを整理して、通販業向けの専用システムに入れ替えよう、ということになったんです。
これまでのシステムの問題点は？
－最大の問題点は、この業務をする時はここ、この帳票を出すときはここ・・・と、同じ情報を二度も三度も入力しなければいけなかったところです。
このやり方では、手間もかかるし、ミスも起きます。その都度データを入力する訳ですから融通はきくのですが、一括管理が出来ない、データの再利用が出来ないという状態でした。このままでは、本腰を入れてプロモーションを展開したとしても、受注作業が追いつかない、顧客分析や売上集計などにデータを活かせない、という懸念がありました。
具体的に、どのような機能が不足していたのでしょう？
－お客様への商品に同梱する納品書、請求書は出せるのですが、通販取引において欠かせない払い込み用紙や宅配便の送り状の印刷まで、一括して作業が出来ませんでした。
足りない機能は外部サービスを使おうと思っても、エクスポート出来ないデータがあり、結局は払い込み用紙用、送り状用とそれぞれデータを入力せざるを得ませんでした。
他にも、プロモーションの効果検証の際に、正の字を書いて件数をカウントしたりしていました。
導入に至る前に、デモをご覧になったときの印象はいかがでしたか？
－Simplexのデモを実際に見た際には、一旦入れ替えたシステムよりも全体的に見やすいという印象を受けました。
実はSimplexを導入する前に、短期間ですがファイルメーカーから別のシステムに入れ替えたことがあったんです。
システム導入後、操作に関する問合せで、サポートの方と何度かやりとりをしました。
ところが、いろんな部署にたらいまわしにされたりして、対応があまりよろしくなく、このような会社と今後うまくやっていけるのかと、運用する側としてはとても不安に感じてしまったんです。
そんなこともあり、システムの専門用語や、業務のつっこんだところまでわからない私たちをうまくサポートしてくれる会社を望んでいました。その点、イリイさんなら大丈夫かな、と思いました。
複数プロダクトを比較検討された感触はどのような感じでしたか？
－ASP、フルオーダー、パッケージと色々なパターンで数社の商品と比較検討したのですが、現場担当レベルではかなり早い段階でSimplexかな、と決まっていました。
Simplexに内定頂いたポイントは？
－各社、同じような機能、同じような価格帯だったので、Simplex導入の決め手となったのは、“画面の見やすさ”でしょうか。
普段、ワードやエクセルなど、カラフルで直感的なアプリケーションを使っている私たちにとって、グレーの背景にカチっとしたボタンが当たり前の業務ソフトの見た目や、何をするにもファンクションキーという操作性に違和感を感じていたんです。
デモを行う営業の方は、そのシステムに慣れているのでファンクションキーを使ってどんどん画面を切り替えていきますが、はじめて使う私たちにとっては、難しそうに感じてしまうんです。
事務スタッフレベルでも迷わないで使いこなせそうなやさしい画面というのは、毎日システムを使う私たちにとっては重視したいポイントでした。
システムというのは、機能が充実していて安定して稼動してくれれば、見た目というのはあまり必要のない部分なのかもしれませんが、意外と重要ですよね。
見た目以外にSimplex採用のきっかけとなったのはどのようなことでしょう。
－今まで使っていたシステムが余りにも機能が乏しかったので、どのシステムにしても問題はなかったと思うんです。
ただ、総合的に見て、スタッフが希望する細かな要件を一番満たしていたのがSimplexでした。
そして、以前のシステムで不安材料となっていた導入後のサポート体制ですね。
以前苦労したので、導入後にきちんとフォローしてくれる会社、というのも大きなポイントでした。
データ移行時の苦労はありましたか？
－これまでのシステムでは入力のルールがあいまいで、担当者によって自由に汎用項目を使ってデータを入力してしまっていたので、Simplexのフォーマットに合わせる作業が発生しました。
しかし、Simplex入れ替えをきっかけにルールが確立され、これまで検索しようにも本来条件を満たしているのに除外されてしまっていたデータなどがなくなり、整理することができました。
本稼動までの期間はどのくらいありましたか？
－2009年11月に導入し、12月から本稼動を始めました。
Simplexの導入
現在、Simplexは何名でご利用頂いているのですか？
－受注から出荷までに関しては、私1名で行っています。受注以降のフォロー、DM発行や売上集計などは別のスタッフで分業しており、全部で4台で使っています。（霜田様）
今までのシステムに比べて、受注業務は軽減されましたか？
－はい、完全に業務が軽減し、作業時間は短縮されましたね。
今までは1件の注文に対して最大で3回（注文、払い込み用紙、送り状）、同じ情報を入力していたので、単純に言いますと作業量としては1／3になりました。
具体的にどのように改善されましたか？
－注文のFAXや電話が来たときに、“以前ご注文頂いた方だ”とか“あの方のご家族かな？”とよく言っているのですが、私がお客様のお名前を覚えているのは、これまでのシステムで何度も手打ちをしていたからなんです（笑）。
これまでのシステムは何もかも手探りで使っていたので、使いこなす前にシステムが変わってしまった感じです。
Simplexでは、今まで出来なかった払い込み用紙や宅配便の送り状が納品書と一緒に出てくるのが、私にとっては最大のメリットです。
払い込み用紙は、実際にお客様がお金を払うのに使う訳ですから絶対にミスは許されず、一番気を遣う部分です。
今までのシステムでは印刷前のプレビューが出来なかったり、何かと不安なことが多かったのですが、ずいぶん便利になったと思います。また、払い込み用紙の再発行にしてもボタンひとつですし、入金消しこみも出来ますので全体的に楽になりました。
他に、「これは便利」と思う機能はありますか？
－単純なことですが、伝票などを訂正して登録する際に、“上書きをしますか？”というメッセージが出るようになり、間違って上書きしてしまうミスが減りました。
定期購入機能もご利用とのことですが、以前のシステムにも同機能はあったのですか？
－今までは、エクセルで“この商品の定期のお客様”という管理をしていました。月3回定期商品の発送処理を行うのですが、毎回前日までに入金状況をチェックしたり、出荷個数の確認をしたり・・・エクセルでの管理は大変でした。
分析機能の活用
ケフラン様では、これまでどのような分析をされてきたのでしょう。
－前のシステムでは、入力したデータを活かすことが出来ず、上司から広告の効果やリピートオーダー率などを聞かれても、過去の伝票から手動で集計するしかなかったんです。
Simplex導入時にはまだ実装されていない分析機能もあったのですが、紙ベースで説明を受けていました。宣伝担当者からもOKが出ましたので、大丈夫という感触はありました。
現在はどのような分析を行われているのですか？
－現在は、広告別の売上集計をして、効果測定を行っています。
他に試してみたい分析はありますか？
－これまで、分析らしい分析をしてこなかったので・・・。ゼロの状態だったのが、Simplexにはあまりに多くの種類があり、迷ってしまって（笑）。
私たちが欲しい情報はどれなのか、試行錯誤している最中です。
新しい分析機能（CPM分析）もバージョンアップで実装されたようなので、これから試してみたいと思っています。
現在の感想と今後のご要望
導入後のサポートについて、感想はいかがですか？
－ 電話でわかりづらい説明はリモートサポート（遠隔地からお客様のパソコンを操作して説明）を受けたり、いろいろと相談にも乗っていただき、現場も経営者も満足しています。
今後もお客様の具体的な要望を定期バージョンアップで実現し、 “通販業界の今”に必要な機能を増やしていく予定です。導入から2ヶ月ほど経過しましたが、現場からSimplexへの要望はありますか？
－受注から出荷までについては、特にありません。
これから使いこなしていく過程で、表示のありかたなどの細かい要望がこれから出てくるかも知れませんが、以前のシステムと比べると、今がベストの状態です。
メーカーである日本ケフィア様の商品企画、開発部門と同じオフィスで机を並べるケフラン様。
お客様の生の声や商品の反響を間近で感じられる環境で、現在、新しい商品の企画中だそうです。
新商品の発売をはじめとした、今後のケフラン様の活躍に期待しています。ありがとうございました。